信息化管理助力印刷企業(yè)管理升級(jí)

當(dāng)下，很多印刷企業(yè)選擇通過(guò)信息化手段(如ERP、MIS等)改造傳統(tǒng)的粗放式管理模式，向數(shù)字化和信息化管理模式邁進(jìn)。筆者在報(bào)紙印刷企業(yè)從事信息化管理工作多年，深感信息化管理對(duì)報(bào)紙印刷企業(yè)的重要意義，在此與廣大讀者分享幾點(diǎn)心得體會(huì)。

科學(xué)安排生產(chǎn)

當(dāng)下，很多報(bào)紙印刷企業(yè)依然存在“口頭指揮”“無(wú)單生產(chǎn)”的情況。這種粗放式管理模式非常不規(guī)范，極易出現(xiàn)溝通錯(cuò)誤。且當(dāng)生產(chǎn)調(diào)度人員想要了解實(shí)時(shí)生產(chǎn)進(jìn)度或者需要下達(dá)生產(chǎn)指令時(shí)，必須通過(guò)電話溝通或親自到現(xiàn)場(chǎng)查看才行，管理效率低下。另外，采用粗放式管理模式，企業(yè)管理人員無(wú)法及時(shí)獲得準(zhǔn)確的生產(chǎn)數(shù)據(jù)，不利于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策。

而采用信息化管理模式，可以將數(shù)字化控制延伸到各機(jī)臺(tái)以及各生產(chǎn)環(huán)節(jié)，做到科學(xué)安排生產(chǎn)。如此，生產(chǎn)管理人員可以實(shí)時(shí)了解生產(chǎn)進(jìn)度，并根據(jù)實(shí)際情況科學(xué)安排生產(chǎn)。做到科學(xué)安排生產(chǎn)，主要應(yīng)做好以下3個(gè)方面的工作。

1.生產(chǎn)計(jì)劃

報(bào)紙印刷企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃一般包括周計(jì)劃、臨時(shí)訂單和日計(jì)劃三部分。由于大多數(shù)定期出版的報(bào)紙都以周為周期，因此報(bào)紙印刷企業(yè)的機(jī)臺(tái)生產(chǎn)計(jì)劃也通常以周為周期。采用信息化管理系統(tǒng)，可以先建立一個(gè)周計(jì)劃，每天根據(jù)周計(jì)劃在信息化管理系統(tǒng)中自動(dòng)檢索當(dāng)天要印刷的報(bào)紙訂單，再加上當(dāng)天的臨時(shí)訂單，就生成了當(dāng)天的日計(jì)劃。當(dāng)日計(jì)劃下達(dá)到各個(gè)印刷機(jī)臺(tái)和各個(gè)生產(chǎn)工序時(shí)，就進(jìn)入到了生產(chǎn)過(guò)程管理階段。這時(shí)，若要安排機(jī)臺(tái)任務(wù)，信息化管理系統(tǒng)就會(huì)根據(jù)每個(gè)機(jī)臺(tái)的產(chǎn)能情況，合理安排最優(yōu)的任務(wù)組合。假設(shè)一家印刷企業(yè)有5臺(tái)產(chǎn)能不同的輪轉(zhuǎn)印刷機(jī)，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)活件情況，合理安排每臺(tái)輪轉(zhuǎn)印刷機(jī)的工作量。

2.過(guò)程管理

過(guò)程管理包括版面接收管理、CTP輸出管理、印刷機(jī)臺(tái)管理、印后管理和生產(chǎn)調(diào)度管理等環(huán)節(jié)。現(xiàn)在，很多印刷企業(yè)都在嘗試運(yùn)用實(shí)時(shí)反饋的方法進(jìn)行過(guò)程管理。在生產(chǎn)過(guò)程中，各工序、各機(jī)臺(tái)可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)接收指令，并實(shí)時(shí)反饋進(jìn)度和工作記錄。例如，每個(gè)機(jī)臺(tái)每開(kāi)始生產(chǎn)一個(gè)活件或者結(jié)束一個(gè)活件，都可以實(shí)時(shí)反饋到管理部門(mén);生產(chǎn)管理人員根據(jù)事前制訂的生產(chǎn)計(jì)劃，結(jié)合各機(jī)臺(tái)、各生產(chǎn)環(huán)節(jié)的實(shí)時(shí)反饋信息，靈活做出調(diào)度決策，并實(shí)時(shí)下達(dá)到各機(jī)臺(tái)和各生產(chǎn)環(huán)節(jié);如果遇到提前完成或者延緩?fù)瓿扇蝿?wù)的情況，生產(chǎn)管理人員還可以在第一時(shí)間獲得信息并重新安排生產(chǎn)。

值得一提的是，以前如果要進(jìn)行生產(chǎn)信息的實(shí)時(shí)反饋，需要在機(jī)臺(tái)安裝電腦并連接網(wǎng)線。而現(xiàn)在只需一個(gè)平板電腦，再加上車(chē)間的無(wú)線網(wǎng)絡(luò)即可，非常便捷。

3.統(tǒng)計(jì)報(bào)表及數(shù)據(jù)分析

在采用粗放式管理模式的報(bào)紙印刷企業(yè)中，企業(yè)管理者大多到月底和年底才能看到統(tǒng)計(jì)報(bào)表。因?yàn)橥ǔＧ闆r下，印刷企業(yè)都是在月底或年底才會(huì)統(tǒng)計(jì)報(bào)表并進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的分析，很多報(bào)紙印刷企業(yè)會(huì)專(zhuān)門(mén)配備人員進(jìn)行此項(xiàng)工作，不僅工作量大，還容易出錯(cuò)。而通過(guò)信息化手段進(jìn)行管理，可以詳細(xì)記錄生產(chǎn)過(guò)程中的各種信息，每天完成生產(chǎn)后，就可以通過(guò)系統(tǒng)直接生成各車(chē)間的日?qǐng)?bào)表，如報(bào)紙生產(chǎn)時(shí)效分析日?qǐng)?bào)表、印刷機(jī)臺(tái)產(chǎn)量日?qǐng)?bào)表、照排機(jī)產(chǎn)量日?qǐng)?bào)表、拼曬版產(chǎn)量日?qǐng)?bào)表、CTP產(chǎn)量日?qǐng)?bào)表等。有了準(zhǔn)確的日?qǐng)?bào)表，月底就可以直接生成相應(yīng)的月報(bào)表。這樣，印刷企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況就一目了然了。

實(shí)現(xiàn)成本控制

通過(guò)信息化管理，可使各環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)清晰透明，從而極大降低成本控制的操作難度，為印刷企業(yè)解決成本控制這一大難題。

1.采購(gòu)成本控制

采購(gòu)成本控制主要是指采購(gòu)過(guò)程中對(duì)采購(gòu)的原材料及其他物品的成本進(jìn)行控制。信息化管理系統(tǒng)可以使整個(gè)采購(gòu)過(guò)程信息化、透明化、制度化。采購(gòu)部門(mén)主要利用電子采購(gòu)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)供應(yīng)商和采購(gòu)信息的管理，通過(guò)招標(biāo)選定供應(yīng)商并簽訂合同，采購(gòu)合同中包含的信息便是信息化管理系統(tǒng)中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。利用這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)供應(yīng)商的信譽(yù)管理、到貨質(zhì)量管理和采購(gòu)付款管理等功能。

進(jìn)行采購(gòu)成本控制時(shí)，報(bào)紙印刷企業(yè)月采購(gòu)情況表非常重要，其一般包括安全庫(kù)存量、月采購(gòu)計(jì)劃和臨時(shí)采購(gòu)計(jì)劃，在制作月采購(gòu)情況表的子表時(shí)，就需要考慮諸如現(xiàn)有庫(kù)存量是多少、如何計(jì)算月度計(jì)劃、臨時(shí)采購(gòu)考慮是否完全等瑣碎信息。如果采用粗放式管理模式，要將這些信息全部整理好著實(shí)不易。但如果采用信息化管理，這些數(shù)據(jù)就可以通過(guò)信息化管理系統(tǒng)記錄或者計(jì)算得來(lái)，避免出現(xiàn)因采購(gòu)不足而延誤生產(chǎn)或者因過(guò)量采購(gòu)而占用流動(dòng)資金的情況。另外，利用月采購(gòu)情況表，還可以隨時(shí)比較不同時(shí)間采購(gòu)?fù)簧唐返膬r(jià)格情況，避免了因采購(gòu)人員發(fā)生變動(dòng)而造成采購(gòu)價(jià)格波動(dòng)的情況。不僅如此，清晰合理的采購(gòu)計(jì)劃表還可以減少流動(dòng)資金的占用。

2.使用成本控制

紙張、CTP版材以及設(shè)備零配件等的成本是報(bào)紙印刷企業(yè)控制使用成本的重要方面。通過(guò)信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行成本控制主要可以從流程控制和考核控制兩個(gè)角度入手。

(1)流程控制

流程控制即通過(guò)規(guī)范印刷工藝流程來(lái)控制各項(xiàng)材料的使用數(shù)量。以紙張為例，信息化管理系統(tǒng)不僅針對(duì)紙張的整個(gè)使用周期設(shè)計(jì)了合理的紙張需求量計(jì)算公式，還對(duì)紙張的整個(gè)使用流程進(jìn)行了精確監(jiān)控。在紙張出庫(kù)之前，信息化管理系統(tǒng)會(huì)計(jì)算出需要領(lǐng)用的紙張數(shù)量。紙張出庫(kù)之后，也會(huì)監(jiān)控紙張從車(chē)間(存紙)到機(jī)臺(tái)(使用紙)，最后到印刷成品或變?yōu)閺U品過(guò)程中的使用情況。

(2)考核控制

對(duì)印刷材料的精確監(jiān)控可以作為機(jī)臺(tái)人員的考核標(biāo)準(zhǔn)之一，從而達(dá)到控制成本的目的。如可以將原材料按照一定原則分解到相關(guān)生產(chǎn)部門(mén)(可根據(jù)往年消耗量的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)制訂分配比例)，指定對(duì)應(yīng)的考核標(biāo)準(zhǔn)，然后根據(jù)每天的實(shí)際生產(chǎn)情況進(jìn)行考核。

控制經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)

采用信息化管理系統(tǒng)還能幫助印刷企業(yè)控制經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，有效降低生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的不確定性，為企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)保駕護(hù)航。

1.保證生產(chǎn)高效、準(zhǔn)確

對(duì)于報(bào)紙印刷來(lái)說(shuō)，時(shí)效性最重要，報(bào)紙印刷企業(yè)的第一要?jiǎng)?wù)是及時(shí)保質(zhì)保量地印刷出報(bào)紙。但在保證生產(chǎn)時(shí)效性的同時(shí)，一定要防止諸如印錯(cuò)版(有些印刷廠曾出現(xiàn)誤將前一天的版面當(dāng)成當(dāng)天版面來(lái)印的錯(cuò)誤，造成重大損失)、未注意到報(bào)社臨時(shí)改版、工藝工序未通知到位等情況的發(fā)生。采取數(shù)字化工作流程，用信息化管理代替粗放式管理，可以規(guī)避這些風(fēng)險(xiǎn)，信息化管理系統(tǒng)可自動(dòng)檢測(cè)和更換舊版面，不再需要手工刪除或者替換，從而讓具體的工藝工序直接下單到機(jī)臺(tái)，保證了報(bào)紙的正常印刷。

2.確保代管紙的安全使用

很多報(bào)社都是自己采購(gòu)紙張，由印刷企業(yè)代管。這無(wú)疑給報(bào)紙印刷企業(yè)增加了額外的工作，尤其是對(duì)于那些承印多種報(bào)紙、需要管理多個(gè)報(bào)社紙張的印刷企業(yè)來(lái)說(shuō)，更是麻煩得多。很多印刷企業(yè)對(duì)代管紙的管理都不規(guī)范，紙張混用情況經(jīng)常出現(xiàn)，時(shí)間久了就會(huì)出現(xiàn)代管紙數(shù)量不清，甚至還可能出現(xiàn)丟紙現(xiàn)象。

通過(guò)信息化管理系統(tǒng)可以將紙張進(jìn)行統(tǒng)一管理，理清自有紙和代管紙的賬目，明確自有紙和代管紙之間的借還關(guān)系。

3.規(guī)避丟報(bào)風(fēng)險(xiǎn)

以前報(bào)紙印刷企業(yè)偶有丟報(bào)情況發(fā)生，因?yàn)闆](méi)有監(jiān)控，很難搞清楚事件原委。現(xiàn)在，我們可以通過(guò)在出報(bào)口及堆積機(jī)上安裝傳感器進(jìn)行計(jì)數(shù)，有效掌握實(shí)際的交報(bào)數(shù)量;在機(jī)臺(tái)部分通過(guò)生產(chǎn)計(jì)數(shù)掌握廢報(bào)數(shù)量;再通過(guò)對(duì)損耗的監(jiān)控，即可掌握?qǐng)?bào)紙生產(chǎn)的情況，有效避免丟報(bào)情況。

企業(yè)管理的信息化，是企業(yè)走向“互聯(lián)網(wǎng)+”及“工業(yè)4.0”的第一步，相信隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，印刷行業(yè)的信息化水平也將得到全面提升。